Sam kwam aan met een compleet doctoraal proefschrift, ondersteunende artikelen en presentaties over incidentrapportage in complexe organisaties. De eerste fase richtte zich op het vertalen van dit materiaal naar een productklaar conceptueel model via domain learning. We lazen haar hoofdstukken door, extraheerden de belangrijkste entiteiten en relaties, en brachten in kaart hoe incidenten zich verplaatsen van initiële vastlegging via beoordeling, escalatie en follow-up.

In verschillende werksessies controleerden we onze synthese met haar. We groepeerden terugkerende patronen uit het onderzoek, zoals incidentcategorieën, ernstschalen, bijna-ongevallen en follow-up acties. Deze werden de ruggengraat van de producttaal. In plaats van een generiek rapportage-tool hadden we nu een helder model van wat vastgelegd moet worden, in welke volgorde en met welke afhankelijkheden.

Deze fase functioneerde als evidence-based UX-ontwerp toegepast op een academisch corpus. Het gaf Sam ook een neutrale ruimte om ideeën die bij de eerste versie hoorden te scheiden van richtingen die konden wachten. De resulterende fundamenten ondersteunden prototype-ontwerp voor oprichters die zowel vakinhoudelijke diepgang als een realistisch uitvoeringsplan moeten demonstreren.

Met het conceptuele model op zijn plaats wendden we ons tot structuur tijdens Sandbox Experiments. Het doel was om informatiearchitectuur te ontwerpen die verschillende incidenttypes kon verwerken zonder gebruikers die misschien maar af en toe een rapport indienen te overweldigen. In de eerste week verkenden we drie architectuurconcepten via option space mapping, variërend van een zeer lineaire flow tot een meer modulaire aanpak waarbij herbruikbare blokken verschijnen of verdwijnen op basis van context.

We gebruikten eenvoudige flowdiagrammen om de opties te vergelijken. Samen met Sam onderzochten we hoe elke structuur zich zou gedragen voor kleine incidenten, ernstige verwondingen en bijna-ongeval rapporten. Een voorbeeldjourney begon met een korte beschrijving, vertakte zich vervolgens naar ernstselectie, lichaamsgebied, onmiddellijk genomen acties, bewijsbijlagen en supervisornotificatie. Als de ernst een drempel overschreed, verschenen aanvullende velden voor medische behandeling en follow-up planning.

Na het beoordelen van de trade-offs via tension-driven reasoning kozen we voor een modulaire architectuur die een consistente ruggengraat behoudt maar conditionele secties toevoegt. Dit werd de UX-architectuur voor mobiele apps die helderheid met flexibiliteit moeten combineren. Het gaf Sam een concrete manier om scope te bespreken met toekomstige ontwikkelaars, omdat het zowel de stabiele elementen als de configureerbare delen van het systeem uitdrukte.

Parallel aan het structurele werk voerden we toegewijde gesprekken over richting. Sam was een first-time oprichter en wilde begrijpen hoe een onderzoeksgebaseerd idee een product wordt dat kan worden gebouwd, verkocht en onderhouden. Deze sessies waren gestructureerd, niet inspirerend. We doorliepen productstrategie voor first-time oprichters in haar positie, waarbij we haar idee als referentiepunt gebruikten.

We bespraken verschillende staging-opties. Eén richtte zich op een enkele kern-flow voor incidentvastlegging en -beoordeling binnen een klein aantal pilotorganisaties. Een andere voegde eerder analytics en rapportage toe, wat meer investering zou vereisen maar mogelijk aantrekkelijk zou zijn voor bepaalde kopers. We raakten ook opties aan voor partnerschappen met veiligheidsconsultants en trainingsproviders die al binnen bedrijven werken.

Gedurende het proces koppelden we elk strategisch pad terug aan het prototype en aan UX-ontwerp voor startups die onder resource-beperkingen opereren. Tegen het einde van deze fase had Sam een eenvoudige roadmap van wat eerst te bouwen, wat uit te stellen en hoe elke keuze kosten, tijdlijn en risico zou beïnvloeden. Het ontwerpwerk en het strategisch denken versterkten elkaar in plaats van op aparte sporen te lopen.

Om te controleren of onze aannames buiten het projectteam standhielden, voerden we een ronde gebruikerstesten voor vroege producten uit met een kleine groep mensen die regelmatig met werkplekincidenten te maken hebben. Elke deelnemer werd gevraagd een recent of aannemelijk incident vast te leggen, vervolgens een bestaande te beoordelen en een follow-up notitie toe te voegen. We observeerden hun paden, vragen en punten van aarzeling.

Het testen bracht een paar consistente thema's naar boven. Sommige gebruikers aarzelden wanneer het systeem veranderde van korte naar langere formulieren, dus pasten we de introductie aan en herschikten bepaalde secties om een helderder gevoel van progressie te creëren. Het groeperen van bewijsbijlagen en contextuele details verminderden het terugstappen. Het vereenvoudigen van een paar vertakkingsregels maakte het gemakkelijker voor gebruikers om te begrijpen waarom nieuwe velden verschenen.

Deze verfijningen veranderden het onderliggende onderzoek niet maar hielpen het af te stemmen op geobserveerd gedrag. Voor Sam was het een concrete demonstratie van hoe onderzoeksgedreven UX en bewijs van veldgebruikers elkaar ondersteunen. Het bijgewerkte prototype gaf haar meer vertrouwen bij het uitleggen van het concept, omdat ze wist dat het was uitgeoefend door mensen buiten haar eigen kring.