Na het veldwerk verschoven we van dataverzameling naar analyse. Alle observatielogs, interviewnotities en surveyresultaten werden samengevoegd en gecodeerd. Gedragingen werden gegroepeerd op basis van doelen, beperkingen en uitlokkende gebeurtenissen. We maakten onderscheid tussen taken rond nieuwe consulten, herhaalbezoeken, spoedgevallen, follow-up herinneringen en financiële correcties. Dit werk zette ruwe data om in een gestructureerde catalogus van hoe veterinaire practice management-software daadwerkelijk wordt gebruikt.

Op basis van deze clusters ontwikkelden we rolgebaseerde usermodellen. Deze modellen beschreven hoe dierenartsen consulten beheren gedurende de dag, hoe verpleegkundigen voorbereiding en follow-up coördineren, hoe receptiemedewerkers overzicht houden over aankomsten en wachtruimtes, en hoe beheerders zorgen voor datakwaliteit en rapportage. Elk model integreerde bevindingen uit meerdere landen om onderscheid te maken tussen lokale gewoonten en structurele behoeften in de UX van veterinaire software.

De synthesefase was gebaseerd op herhaalde cross-checks. Een patroon dat in één groep klinieken werd geïdentificeerd, moest ook in andere klinieken voorkomen voordat het als design driver werd beschouwd. Deze aanpak creëerde een solide basis voor de UX-strategie voor practice management-systemen. Stakeholders uit product, marketing en management konden allemaal naar dezelfde evidence-based modellen verwijzen bij het bespreken van prioriteiten.

Naast tactische verbeteringen leverde de samenwerking ook een langetermijnproductvisie op voor het Animana-veterinaire platform. Op basis van dezelfde UX-onderzoeken naar klinische workflows beschreef deze visie hoe de practice management-software zich over een periode van vijf jaar zou moeten ontwikkelen. De focus lag op het maken van het systeem tot een centraal operationeel hulpmiddel voor klinieken, in plaats van een verzameling los verbonden modules.

De visie benadrukte verschillende strategische thema’s. Ten eerste betere ondersteuning van end-to-end-workflows zoals consulten en follow-up, met minder contextwisselingen en duidelijkere overzichten. Ten tweede een effectiever gebruik van de data die al in het systeem zijn opgeslagen, bijvoorbeeld door relevante patiëntgeschiedenis en labresultaten op het juiste moment te tonen in plaats van handmatige zoekacties te vereisen. Ten derde verbeterde ondersteuning voor samenwerking tussen rollen en locaties, zodat zowel veterinaire groepen als zelfstandige klinieken op hetzelfde kernplatform kunnen vertrouwen met een passende configuratie.

Deze langetermijnvisie werd vastgelegd als een reeks capaciteitsfasen, elk gekoppeld aan specifieke bevindingen uit de UX-audit en de multi-country-studie. Ze bood een stabiel referentiepunt voor toekomstige roadmap-beslissingen en verkleinde het risico dat kortetermijndruk het product zou afleiden van de behoeften die in echte klinieken waren waargenomen. De visie identificeerde ook technologische en markttrends die druk op de software zouden uitoefenen en liet zien hoe deze konden worden omgezet in kansen voor productgroei.

Alles bij elkaar combineerde het project grootschalig UX-designonderzoek voor de veterinaire sector met een grondige evaluatie van een elf jaar oud medisch praktijksysteem. Vijfendertig klinieken, meer dan honderdvijftig deelnemers en drie Europese landen vormden een sterke empirische basis voor beslissingen over practice management UX. Het werk ging verder dan een algemene review en creëerde een gedetailleerd beeld van hoe healthcare operations UX zich manifesteert in het dagelijkse werk in dierenklinieken.

Voor de klant was de directe waarde een helder en gestructureerd overzicht van problemen en kansen, gebaseerd op geobserveerd gedrag. Product- en managementteams kregen een gedeelde evidence-base die veel onopgeloste interne discussies verving. Ze konden zien waar de bestaande klinieksoftware het werk ondersteunde, waar het personeel werd afgeremd en welke veranderingen het grootste verschil zouden maken.

De langetermijnwaarde was een north star-productvisie gebaseerd op onderzoek in plaats van meningen. Het Animana-team ontving een roadmap en een strategische richting die beide waren verankerd in hetzelfde body of user research binnen healthcare.

De organisatie verwierf ook immateriële middelen: beoordelingsvermogen over wat belangrijk is in veterinaire workflows binnen uiteenlopende kliniekmodellen, gedeelde productintuïtie over hoe klinische systemen multi-roloperaties onder real time-druk moeten ondersteunen, en redeneercapaciteit waarmee productteams het platform kunnen uitbreiden zonder het te fragmenteren. Het systeem kan zijn competitive position behouden door softwaregedrag af te stemmen op echte klinische processen en de mentale modellen van medewerkers, terwijl concurrenten die generieke medische softwarepatronen verkiezen boven domeinspecifieke veterinaire workflows moeite hebben om klinieken te bedienen die onder operationele druk werken met complexe eisen rond patiëntenzorg, voorraadbeheer en financiële afstemming.

Deze combinatie van een UX-audit van healthcare-software, multi-country veldonderzoek en productvisiewerk creëerde een samenhangende basis voor de toekomstige ontwikkeling van het veterinaire practice management-systeem.